Faire évaluer vos relevés et diplômes étrangers pour une utilisation aux États-Unis est rarement aussi simple que d’envoyer quelques documents par courrier et d’attendre. Pour de nombreux demandeurs, la procédure se déroule sans difficulté, mais pour d’autres, elle se heurte à un obstacle. Votre dossier est signalé, une notification arrive dans votre boîte de réception et, soudain, le programme universitaire ou l’opportunité d’emploi que vous visiez semble vous échapper.
Voici ce que vous devez vraiment savoir : un dossier signalé n’est pas une impasse. La plupart des dossiers mis en pause ou renvoyés peuvent être corrigés, parfois rapidement. L’essentiel est de comprendre ce que signifie réellement la notification, pourquoi elle a été émise et quelles étapes suivre ensuite. C’est précisément ce que couvre ce guide.
« Incomplet » vs « Rejeté » : ce n’est pas la même chose
Ces deux termes sont souvent confondus, mais ils décrivent des situations très différentes. Savoir lequel s’applique à votre dossier change la manière dont vous devez réagir.
Un statut « incomplet »
Considérez cela comme une mise en attente temporaire, pas comme un verdict. Lorsque l’Educational Records Evaluation Service (ERES) ou tout autre organisme d’évaluation indique qu’un dossier est incomplet, cela signifie que le traitement de votre demande a commencé, mais qu’il manque un élément avant que l’examen puisse se poursuivre.
Les raisons courantes incluent un diplôme manquant, un scan trop flou pour être lisible ou une signature du bureau des inscriptions (registrar) non fournie. Cela n’a rien à voir avec la qualité de votre formation. Il s’agit d’un manque administratif et, une fois comblé, l’examen reprend là où il s’était arrêté.
Un statut « rejeté »
Celui-ci est plus lourd de conséquences. Un rejet signifie que l’organisme a examiné votre dossier complet et a déterminé qu’il ne répond pas aux normes d’équivalence américaines. Cela peut arriver pour plusieurs raisons : l’établissement peut ne pas être reconnu par l’organisme d’accréditation de son pays, ou les documents peuvent avoir soulevé des questions quant à leur authenticité.
À savoir : « rejeté » signifie souvent « pas encore », et non « jamais ». De nombreux demandeurs parviennent à lever un rejet une fois qu’ils fournissent les pièces justificatives appropriées ou qu’ils suivent les bonnes démarches. Chez ERES, nous cherchons à explorer toutes les options disponibles pour vérifier les diplômes avant qu’un rejet ne soit définitif.
Les raisons les plus fréquentes pour lesquelles les dossiers sont signalés
Aux États-Unis, les organismes d’évaluation de diplômes appliquent des normes strictes en matière de documentation. Lorsqu’un dossier est mis en pause, cela tient presque toujours à l’un des points suivants :
- Les documents n’ont pas été envoyés directement par l’établissement. C’est probablement l’obstacle le plus fréquent. Pour qu’une évaluation puisse avancer, les documents officiels (relevés de notes, diplômes, attestations de diplôme) doivent généralement être transmis directement par l’établissement émetteur à l’organisme d’évaluation. Un scan que vous envoyez vous-même, même s’il s’agit d’une copie parfaite, n’est en général pas accepté. Certains organismes disposent de portails numériques qui facilitent la démarche, mais dans la plupart des cas, l’établissement doit envoyer les documents directement.
- L’attestation de diplôme elle-même manquait. Beaucoup de demandeurs envoient leurs relevés de notes (des relevés détaillés de chaque cours et de chaque note), mais oublient d’inclure la preuve que le diplôme a bien été délivré. Les relevés de notes indiquent le cursus. L’attestation de diplôme prouve que vous avez terminé le programme. La plupart des évaluations aux États-Unis exigent les deux.
- La traduction n’a pas été réalisée par un traducteur certifié. Si vos documents ne sont pas en anglais, ils doivent être traduits, mais pas par vous — et pas par un ami ou un membre de votre famille qui parle anglais. ERES fait appel à des traducteurs certifiés spécialisés dans les documents académiques, et d’autres organismes réputés font de même. Les documents auto-traduits sont fréquemment signalés et renvoyés.
- L’établissement n’est pas reconnu par l’autorité d’accréditation de son pays. Les établissements privés et les institutions plus récentes sont parfois en cause. Si un organisme d’évaluation ne peut pas confirmer que votre établissement dispose d’une accréditation légitime dans son propre pays, établir une équivalence américaine devient beaucoup plus difficile. Ce type de situation peut nécessiter des documents supplémentaires directement de l’établissement.
Étapes à suivre lorsque votre dossier est signalé
Si vous recevez une notification concernant votre évaluation, la pire chose à faire est de ne rien faire. Voici une approche pratique pour remettre les choses sur les rails :
- Lisez attentivement la notification, deux fois. Le libellé de ces demandes est volontairement précis. S’ils demandent un syllabus, envoyer une autre copie de votre relevé de notes ne résoudra pas le problème. Envoyer des documents supplémentaires non demandés peut même ralentir le traitement, car les évaluateurs doivent malgré tout examiner l’ensemble du dossier.
- Contactez le bureau des inscriptions (registrar) de votre établissement par téléphone si possible. Les e-mails ne suffisent souvent pas lorsque vous traitez avec une université à l’étranger. Les délais de réponse peuvent s’étendre sur plusieurs semaines, alors que vous avez besoin que quelqu’un agisse. Un appel téléphonique, ou l’envoi d’un proche sur place si c’est possible, donne souvent des résultats plus rapidement que n’importe quel message numérique.
- Renseignez-vous sur la méthodologie d’évaluation si vous contestez une conclusion. Si vous estimez que le résultat ne reflète pas fidèlement vos diplômes — par exemple, si vous pensez que votre diplôme en trois ans devrait être reconnu comme équivalent à un programme américain de quatre ans — vous êtes en droit de demander comment l’organisme est parvenu à cette conclusion. La plupart des organismes sérieux vous expliqueront leur raisonnement.
- Sachez que changer d’organisme n’est pas toujours la solution. Si votre dossier a été rejeté pour un problème de documentation, un autre organisme peut traiter les choses différemment. Mais si le problème de fond est que votre établissement ne dispose pas d’une accréditation reconnue, le résultat a de fortes chances d’être le même, quel que soit l’organisme. Traitez d’abord la cause principale.
Foire aux questions
Combien de temps faut-il pour résoudre un dossier incomplet ?
Une fois le document manquant reçu, la plupart des évaluations peuvent reprendre sous 5 à 10 jours ouvrables. Si vous êtes contraint par une échéance (date limite de candidature, période d’inscription à un examen de licence) : renseignez-vous sur le traitement accéléré. ERES propose un service prioritaire qui peut réduire considérablement ce délai.
Puis-je soumettre des photocopies ?
Dans la plupart des cas, non. Sauf si l’organisme dispose d’un portail numérique sécurisé spécifique relié à votre établissement, il exigera des documents originaux, physiquement tamponnés et scellés. Vérifiez directement auprès d’ERES ou de votre organisme d’évaluation avant de supposer qu’une copie sera acceptée.
Comment savoir si j’ai soumis tout ce qui est requis ?
L’approche la plus sûre consiste à vérifier directement auprès de l’organisme à chaque étape du processus. ERES publie les exigences documentaires sur notre site web, mais elles peuvent varier selon le pays d’origine de vos diplômes et l’usage prévu de l’évaluation. En cas de doute, contactez-nous avant de soumettre votre dossier.
Avancer avec ERES
Chez Educational Records Evaluation Service (ERES), nous avons traité des évaluations de diplômes pour des demandeurs provenant de dizaines de pays. Nous comprenons que les exigences en matière de documents peuvent sembler écrasantes, surtout lorsque votre candidature à une école, à un organisme de délivrance de licence ou à un employeur est en jeu.
Lorsqu’un problème survient dans un dossier, notre équipe s’efforce de trouver une solution dès qu’il en existe une. Cela peut signifier vérifier les dossiers de l’établissement via nos propres canaux, indiquer précisément à un demandeur ce que son bureau des inscriptions (registrar) doit envoyer, ou expliquer clairement pourquoi un document ne répond pas aux exigences et ce qui le ferait.
Si votre évaluation a été signalée ou si vous n’êtes pas certain que vos documents sont prêts à être soumis, contactez ERES à edu@eres.com ou appelez le +1 (707) 759-2866. Notre bureau est ouvert du lundi au vendredi, de 10:00 AM à 4:00 PM PST.
Références
U.S. Department of State. (2026). Évaluation des diplômes étrangers. https://www.state.gov/global-community-liaison-office/family-member-employment/family-member-employment-in-the-d-c-area/evaluation-of-foreign-degrees
National Association of Credential Evaluation Services (NACES). (s. d.). À propos de NACES. https://www.naces.org
Educational Records Evaluation Service (ERES). (2023). Déverrouiller les frontières : traduire votre diplôme en anglais pour une reconnaissance aux États-Unis. https://eres.com/blog/how-to-translate-my-diploma-into-english
Association of International Credential Evaluators (AICE). (2026). Normes relatives à la documentation officielle et à la vérification.
