Avez-vous déjà subi des retards lors du traitement de vos documents parce que votre nom ne correspondait pas d’un dossier à l’autre ? Il s’agit en fait d’un problème très courant auquel de nombreux candidats sont confrontés lors de l’évaluation de leurs diplômes, souvent sans s’en rendre compte au préalable. Dans le cadre de l’évaluation des diplômes, les divergences, telles que les différences entre vos prénoms ou noms de famille, les fautes d’orthographe ou les changements d’état civil, sont des problèmes fréquents que les évaluateurs doivent vérifier avant de pouvoir évaluer vos titres. Ces détails peuvent sembler mineurs, mais ils sont essentiels lorsque les évaluateurs doivent confirmer que tous les documents appartiennent à la même personne.
Causes communes des divergences de noms
Les évaluateurs d’Educational Records Evaluation Service (ERES) rencontrent couramment des divergences entre le nom du candidat enregistré auprès d’une source (telle qu’une institution académique) et le nom figurant sur la demande d’évaluation des diplômes pour les raisons suivantes :
1. Diverses manières d’orthographier le nom, initiales différentes ou prénoms variés. Un exemple typique est celui d’un candidat inscrit à un programme académique sous son nom de naissance et qui a ensuite poursuivi ses études en utilisant une version abrégée de son nom.
2. Changement de nom légal. Le candidat peut avoir un dossier académique établi, puis changer de nom suite à un mariage, reprendre un nom de famille précédent après un divorce, ou faire changer son nom légalement par un tribunal.
3. Erreurs de saisie de données avant la demande d’évaluation des diplômes. Si le nom sur les relevés de notes, le diplôme ou même les pièces d’identité a été enregistré de manière incorrecte ou mal orthographié, cela créera des divergences.
Pourquoi la divergence de nom est-elle importante dans l’évaluation des diplômes ?
Dans le cadre du processus, ERES demandera des informations personnelles pour identifier que chaque document soumis appartient au même individu, et toute divergence entre les noms actuels et précédents nécessite des étapes supplémentaires pour finaliser l’évaluation. Les divergences de noms ne signifient pas que votre demande sera refusée, mais elles peuvent entraîner des retards pendant qu’ERES demande une documentation valide pour confirmer votre identité.
Comment résoudre une divergence de nom
Tenter de rectifier les différences entre deux ou plusieurs noms nécessite une documentation établissant le lien entre les noms qu’une personne a précédemment utilisés. Les étapes suivantes peuvent vous aider à résoudre votre divergence de nom.
- Identifiez vos divergences de noms. Examinez vos documents pour toutes les variations de tous les noms que vous avez précédemment utilisés dans vos relevés de notes, diplômes, licences, etc.
- Fournissez des documents justificatifs. Soumettez des dossiers tels que : certificat de mariage, certificat de changement de nom légal, documents juridiques délivrés par un tribunal ou un autre organisme public. Ce sont des documents couramment acceptés par les évaluateurs pour vérifier votre identité lors du processus d’évaluation. Ils permettent d’établir le lien entre les noms que vous avez précédemment utilisés.
- Utilisez une déclaration sous serment (affidavit) si nécessaire. Si vous ne disposez pas de documents légaux pour établir votre identité ou démontrer que vous avez changé de nom, vous pouvez soumettre une déclaration sous serment notariée concernant votre identité et/ou votre changement de nom.
- Incluez une lettre d’explication si nécessaire (facultatif). Dans certains cas complexes, une brève lettre d’explication peut être utile pour clarifier les circonstances de chaque divergence de nom. Cela peut fournir des informations supplémentaires aidant les évaluateurs à mieux comprendre la situation.
- Soumettez tous vos documents en même temps. Bien que les évaluateurs puissent vous contacter via votre compte ERES si des incohérences ou des documents manquants sont identifiés, vous pouvez également soumettre proactivement tous les documents justificatifs avec votre demande pour aider à éviter les retards dans le processus.
Questions fréquemment posées
Q. Une divergence de nom affectera-t-elle le résultat de ma demande ?
R. Non. Cependant, le candidat peut recevoir une demande de soumission de documentation.
Q. Que faire si je n’ai pas de documentation pour justifier un changement de nom ?
R. Une déclaration sous serment (affidavit) notariée peut être utilisée.
Q. Quel nom dois-je utiliser dans ma demande ?
R. Déposez votre demande en utilisant le nom qui figure sur votre pièce d’identité valide ou délivrée par le gouvernement.
En conclusion, les candidats peuvent mener à bien l’évaluation de leurs diplômes en traitant les différences de noms et en fournissant la documentation justificative requise. Les différences de noms peuvent créer des problèmes lors de l’évaluation des diplômes d’un candidat. Afin de résoudre ces problèmes, les évaluateurs peuvent demander une documentation valide, ou les candidats peuvent la soumettre proactivement s’ils ont connaissance de divergences de noms. Ensuite, le processus d’évaluation peut se poursuivre une fois que tous les documents soumis confirment que tous les dossiers appartiennent au même individu.
U.S. Citizenship and Immigration Services. (s. d.). Manuel de politique : Exigences en matière de preuves et d’identité. https://www.uscis.gov/policy-manual/volume-1-part-e-chapter-5
U.S. Citizenship and Immigration Services. (s. d.). Manuel de politique : Preuves et preuves secondaires (déclarations sous serment). https://www.uscis.gov/policy-manual/volume-1-part-e-chapter-6
U.S. Department of State. (s. d.). Modifier ou corriger un passeport. https://travel.state.gov/content/travel/en/passports/have-passport/change-correct.html
